Insights

In drie stappen naar een datagedreven organisatie - stap 2

Publishing Date:
September 7, 2022
Advies
Author:
Jurre van Gool

In drie stappen naar een datagedreven organisatie - Stap 2: het vertalen van de visie naar een strategie datagedreven werken - Enkele tips van Jurre van Gool

De wens om meer datagedreven te gaan werken is niet verwonderlijk. Er is veel data beschikbaar voor organisaties en datagedreven werken leidt tot realisatie van meer toegevoegde waarde. Om echt succesvol datagedreven te werken is het belangrijk dat de hele organisatie hierin meegaat, op basis van een heldere visie datagedreven werken. In het vorige artikel las je hoe je een visie datagedreven werken opstelt. In dit artikel lees je het vervolg: hoe vertaal je de visie naar een strategie datagedreven werken? Neem in ieder geval deze 3 tips mee.

Datagedreven werken is mensenwerk

Datagedreven werken is nooit het doel. We stellen organisaties vragen als: “Welke toegevoegde waarde wil je hiermee realiseren? Wat levert het op en voor wie?” Summiteer Jurre van Gool heeft expertise op het gebied van datagedreven werken. Wat is zijn visie op dit onderwerp? Hoe draagt Jurre hiermee bij aan het creëren van toegevoegde waarde voor organisaties?

“Organisaties helpen ontwikkelen, mét oog voor gedragsverandering en aandacht voor de mens. Daar is Summiteers in mijn optiek heel goed in! De aandacht voor de mens trekt mij aan in de propositie van Summiteers. Dit vind ik persoonlijk ook heel belangrijk bij organisatietransformaties op het gebied van datagedreven werken. Dáár wordt in mijn ervaring het verschil gemaakt.”

De drie stappen naar een datagedreven organisatie

Als Summiteers organisaties verder helpt ontwikkelen op het gebied van datagedreven werken, identificeren wij hoog over drie logische stappen.

Stap 1: Het opstellen van een visie datagedreven werken. De visie beantwoordt vragen als:

  • Waar staan onze klanten over 3 tot 5 jaar? Wat verwachten zij van ons?
  • Waar moeten wij dan staan als organisatie over 3 tot 5 jaar?
  • Welke toegevoegde waarde willen wij realiseren?
  • Welke kansen biedt data (gedreven werken) ons hiervoor?

Stap 2: Het vertalen van de visie naar een strategie datagedreven werken. De strategie geeft onder andere antwoord op vragen als:

  • Wat is ons plan om onze visie te realiseren? Dus welke stappen (plateaus) zien wij voor ons? Wat hebben onze mensen nodig om de visie waarheid te kunnen maken?
  • Welke randvoorwaarden moeten we hiervoor invullen?
  • Wat is de onderlinge samenhang en wanneer doen we wat?

Stap 3: Het uitvoeren van de strategie. De strategie executie geeft invulling aan de vragen:

  • Hoe wordt de benodigde organisatietransformatie in gang gezet én gehouden?
  • Hoe voeren we regie op de organisatietransformatie en hoe kunnen we bijsturen?
  • Hoe passen we de uitvoering in binnen de context van de organisatie en de medewerkers?

In dit artikel geven we de drie belangrijkste tips voor fase 2: het vertalen van de visie naar een strategie datagedreven werken. Tips voor fase 3 lees je later in het derde en laatste artikel. De tips voor fase 1, het opstellen van een visie datagedreven werken, vind je hier.

Tip 1: Faseer de transformatie datagedreven werken door middel van een plateauplanning

Als je eenmaal weet wat de organisatievisie op datagedreven werken is, ga je de route bepalen. Dit doe je door het opstellen van een strategie. Een strategie is jouw plan om de visie op datagedreven werken te realiseren. In jouw strategie beschrijf je wat je gaat doen, hoe je dat gaat doen, wanneer je dat gaat doen en wat je daarvoor nodig hebt. Daarbij geef je met jouw strategie richting, focus en structuur aan de transformatie.

Het realiseren van een (meer) datagedreven organisatie is geen kleine opgave. Het betreft vaak een impactvolle organisatietransformatie die alle lagen van de organisatie raakt. Datagedreven werken heeft impact op zowel de besluitvorming in de toplaag van de organisatie als op de uitvoering van taken op de werkvloer door medewerkers. Het kan daardoor een uitdaging zijn om jouw strategie concreet en behapbaar te maken. Met andere woorden: de strategie moet executeerbaar zijn.

Door jouw strategie te faseren door middel van een plateauplanning deel je de uitvoering op in concrete en behapbare onderdelen. Met een plateauplanning plan je de transformatie in verschillende logische tussenstappen, de plateaus. Hiermee zorg je ervoor dat er steeds tussentijdse momenten van oplevering plaatsvinden. Je maakt het zo mogelijk om tussentijds te valideren of de strategie echt waarde toevoegt, de visie datagedreven werken realistisch is en of je moet bijsturen op de strategie executie. Hierbij vraag je jezelf constant af: “Ben ik nog steeds de juiste dingen aan het doen of moet ik onze prioriteiten aanpassen?” Het eerste plateau werk je gedetailleerd uit, terwijl de andere plateaus op hoofdlijnen worden beschreven. Zo creëer je de benodigde focus voor jouw medewerkers.

Om ervoor te zorgen dat je tot een plateauplanning komt voor de ontwikkeling van datagedreven werken, kun je jezelf onder andere de volgende vragen stellen:

  • Wat betekent de visie op datagedreven werken concreet voor onze organisatie? Wat is er dan ingericht en wanneer (ongeveer)?
  • Hoe structureren we het vraagstuk? Wat zijn hierin de te identificeren grote brokken? Welke logische stappen moeten wij maken in de realisatie van de visie?
  • Hoe lang duurt het realiseren van deze brokken? Welke onderdelen hebben prioriteit? Wat gaat er eerst? Wat zijn de onderling afhankelijkheden? Wie is geschikt om dat werk te doen?

Een strategie voor het ontwikkelen op datagedreven werken is geen ‘one-size fits all’. Dit hangt onder andere af van de visie, huidige volwassenheid en executiekracht van de organisatie. Bepaal samen met jouw medewerkers welke plateaus er zijn. Een veel gebruikte indeling is; “Basis op orde”, “Implementeren & optimaliseren” en “Uitbreiden & uitdragen”. Wat zijn voor jouw organisatie de logische plateaus? Leg dit vast in jouw plateauplanning.

Na het bepalen van de verschillende plateaus structureer je de strategie datagedreven werken over de belangrijkste dimensies van randvoorwaarden. Bij Summiteers maken wij vaak gebruik van de dimensies; resultaten, organisatie, proces, mensen, data en technologie. Wat zijn de stappen over deze dimensies voor het eerste plateau? Dit bepaalt de activiteiten voor de komende tijd.

Tip 2: Implementeer datagedreven werken door middel van het realiseren van waardevolle toepassingen

Met de strategie datagedreven werken draag je zorg voor het effectief en efficiënt inpassen van datagedreven toepassingen in de organisatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld dashboards, analyses en modellen die waarde toevoegen aan de organisatie. Dit is een complexe uitdaging waarvoor je verschillende randvoorwaarden moet inrichten. Denk aan het implementeren van processen voor het ontsluiten van data, implementatie van nieuwe tools en technologieën en de ontwikkeling van competenties van medewerkers.

Implementeer datagedreven werken met behulp van waardevolle toepassingen, dit is namelijk een tweesnijdend zwaard. Aan de ene kant zorg je voor het ontsluiten van toegevoegde waarde. Je realiseert namelijk waardevolle toepassingen voor jouw organisatie. Aan de andere kant werk je aan het inrichten van de benodigde randvoorwaarden terwijl je de toepassingen oplevert. Zo ontwikkelen medewerkers bijvoorbeeld de benodigde vaardigheden voor het opschonen van data, of ontwerpen ze processen voor het op een veilige wijze ontsluiten van data.

Hier bovenop komt het regelmatig voor dat de randvoorwaarden generiek zijn en dus breder toepasbaar dan één enkele toepassing. De al ingevulde randvoorwaarden komen dan ook later weer bij andere toepassingen van pas. Denk bijvoorbeeld aan vaardigheden voor het opschonen van data, deze vaardigheden zijn generiek toepasbaar. Als je zorgt dat je een scherp beeld hebt op de mogelijk generieke randvoorwaarden, kun je de organisatietransformatie en realisatie van toepassingen steeds meer versnellen.

Om ervoor te zorgen dat je datagedreven werken langs waardevolle toepassingen implementeert, kan je de volgende activiteiten in jouw strategie opnemen:

  • Identificeren van de volwassenheid op de benodigde randvoorwaarden en het identificeren van de generieke randvoorwaarden;
  • Identificeren, analyseren en prioriteren van de meest veelbelovende en waardevolle toepassingen binnen de organisatie;
  • Identificeren, analyseren en prioriteren van de meest veelbelovende ideeën voor het realiseren van datagedreven toepassingen binnen de organisatie.

Geef het ontwikkelen van een aantal waardevolle toepassingen een plek in de verschillende plateaus van jouw strategie. Bepaal wat voor toepassingen goed passen bij de ontwikkeling van de organisatie. Zorg dat je direct aan de slag gaat met het realiseren van de toegevoegde waarde van datagedreven werken.

Tip 3: Zorg in de strategie voor aandacht voor het ontwikkelen van een datagedreven cultuur

Je kunt de datagedreven visie alleen realiseren als er binnen de strategie ruimte en aandacht is voor het (verder) ontwikkelen van een datagedreven cultuur. Immers, datagedreven werken raakt jouw organisatie, alle medewerkers en ‘the way we do things around here’. Dit is niet voorbehouden aan één plateau maar bestaat uit de gezamenlijke klim (ontwikkeling)naar het hoogste plateau.

Wat is een datagedreven cultuur?
De datagedreven cultuur betreft het gedrag, de waarden en de overtuigingen van jouw organisatie en de medewerkers met betrekking tot het gebruik van data, voor het maken van betere beslissingen en het creëren van additionele toegevoegde waarde.

Hoe ziet een organisatie met een sterk datagedreven cultuur eruit? Binnen dit soort organisaties wordt er expliciet waarde gehecht aan het gebruik van data voor het maken van betere beslissingen. Dit is vastgelegd in gemeenschappelijke waarden en actief aangemoedigd (en soms zelfs targets op gezet). Je kunt het zien alsof datagedreven werken echt in het DNA van de organisatie én de medewerkers zit. Inzichten uit data worden dan gebruikt in het maken van álle beslissingen in de organisatie.

Stel je wilt een datagedreven cultuur (verder) ontwikkelen, waar begin je dan? Ondanks dat de grootste veranderingen van datagedreven werken vaak op de werkvloer plaatsvinden, begint het ontwikkelen van een datagedreven cultuur op directieniveau. Je zult als directie moeten beginnen met het actief uitdragen van het belang van datagedreven werken naar de medewerkers. Maak dit concreet door de verantwoordelijkheid voor datagedreven werken expliciet te beleggen in de organisatie, te investeren in de juiste competenties, aanschaf van tools, beschikbaarheid van data en het aanpassen van dagelijkse besluitvormingsprocessen.

Je zorgt er met toewijding op directieniveau voor dat er verbinding is over de verschillende silo’s van de organisatie heen. Je wilt namelijk als hele organisatie ontwikkelen op datagedreven werken. Dit betekent dat er over silo’s heen moet worden samengewerkt. Dit gaat in de praktijk vaak gepaard met discussies, bijvoorbeeld over prioriteiten op backlogs, stellen van vage kwaliteitseisen en beperkt heldere SLA's. Klinkt herkenbaar? Breng de medewerkers uit de silo’s bij elkaar rondom datagedreven werken en stel samen gedeelde doelstellingen vast.

Je kunt een datagedreven cultuur stimuleren, door de volgende onderdelen in de strategie opnemen:

  • Proactief en gezamenlijk uitdragen van de visie en het commitment op datagedreven werken door het management;
  • Communiceren van het belang van datagedreven werken en het delen van successen;
  • Breng verschillende onderdelen van de organisatie bij elkaar in concrete cultuursessies rondom het thema datagedreven werken.

Last but not least: je zult veel aandacht moeten besteden aan de rol van datagedreven werken in de dagelijkse werkwijzen. Creëer een cultuur waarin ruimte is voor experimenten en het oké is om te falen. Alleen door in alle lagen van jouw organisatie dit soort culturele randvoorwaarden in te richten, kan een datagedreven cultuur ontstaan.

Summiteers

We besteden als Summiteers tijd en aandacht aan het goed begrijpen van de klant, organisatie en medewerkers. Alles begint bij een duidelijk beeld vanwaar je als organisatie naartoe wilt en waarom. Wij helpen je met het helder maken van jouw visie en helpen deze visie om te zetten in een duidelijke strategie. Met aandacht voor het team, natuurlijk. Want een strategie is zo sterk als degenen die hem dragen. We ondersteunen je bij het maken van een evenwichtig stappenplan op weg naar jouw doel, oftewel een plateauplanning. Als alle plannen zijn uitgewerkt, zetten (en houden) we de verandering in gang. Om zo jouw organisatie in staat te stellen zich verder te ontwikkelen.

Lees ook