‍Wir bei Summiteers lieben intelligente Lösungen. Als wir zu SharePoint wechselten, um in der Cloud zusammenzuarbeiten, dachten wir: ideal. Alles an einem Ort, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, kein Ärger mehr mit Ordnerstrukturen, Synchronisation oder USB-Sticks. Richtig? Bis wir plötzlich täglich Berichte von Microsoft erhielten: „Ihr Speicherplatz ist (weit) über dem Limit.“ Ohne eine klare Erklärung. Konzentriert sich hauptsächlich auf „mehr Speicherplatz kaufen“. Hallo? Wie dann?

Also, wo ist der Speicher?

Wir sind eingetaucht. Nicht einfach, aber irgendwann fanden wir heraus: Die Ursache liegt nicht bei uns. Oder naja, nicht ganz. Das Problem liegt darin, wie SharePoint mit der Versionskontrolle umgeht. Und das hat große Konsequenzen!

Versionskontrolle: praktisch, aber völlig gedankenlos

Wussten Sie, dass SharePoint standardmäßig 500 Versionen einer einzelnen Datei speichert? Ja, das hast du richtig gelesen. Änderst du ein Wort? Neue Version. Tun Sie dies ein paar Mal am Tag, pro Datei, innerhalb von Monaten — und Ihr Speicherplatz wird durch die Decke gehen. Ohne dass es jemand merkt. Das liegt daran, dass Sie nur die neueste Version sehen, nicht die Hunderte von Ebenen darunter. Das mag nützlich erscheinen, wenn man immer zu einer älteren Version zurückkehren kann, aber in Wirklichkeit:

• Haben Benutzer kein Einblick wie viel Speicherplatz all diese Versionen beanspruchen;

• Wird Putzen zum technischer Prozess für die Sie Skripte oder externe Hilfe benötigen;

• Wird zusätzlicher Stauraum Kauf des einzig logischen (bezahlten) Auswegs.

Willst du es selbst reinigen? Viel Glück

Wir haben versucht, es selbst zu reparieren. Aber ohne technischen Hintergrund kommst du nicht weiter. Endloses Umschalten mit dem (übrigens sehr freundlichen) Helpdesk von Microsoft. Aber ohne Erfolg. Letztlich mussten wir eine externe Partei hinzuziehen, die die Dinge mit einem selbst geschriebenen Drehbuch bereinigte. Weil SharePoint keine einfache Möglichkeit bietet, dies strukturell richtig anzuordnen.

Ein Umsatzmodell statt einer Lösung

Wir würden gerne aufräumen. Aber dann gib uns die richtigen Werkzeuge. Jetzt fühlt es sich so an, als ob Sie bei Microsoft zuerst den Speicher auffüllen und dann zusätzlichen Speicherplatz kaufen können. Kein Bug, sondern ein Umsatzmodell.

Warum das alle stören sollte

Jetzt denken Sie vielleicht immer noch: Microsofts intelligentes Geschäftsmodell. Aber all diese unnötigen Versionen von Dokumenten werden in Rechenzentren gespeichert, die rund um die Uhr Energie verbrauchen. Und wofür? Eine Textänderung gegenüber dem letzten Jahr, die niemand mehr braucht? Das ist Verschwendung. Von Raum, Zeit, Geld — und vor allem Energie.

Was wir tun (und was Microsoft tun sollte)

Wir haben jetzt:

• Die Standardeinstellungen für die Versionskontrolle wurden drastisch reduziert. In der Praxis bis zu 100 Versionen pro Datei, weil Microsoft nicht weniger zulässt...

• Interne Leitfäden, die für das Dokumentenmanagement geschrieben wurden;

• Und richten Sie einen Plan ein, um regelmäßig aufzuräumen (leider mit Skripten).

Aber das ist Symptommanagement.

Was Microsoft tun sollte:

• Stellen Sie standardmäßig weniger Versionen ein (z. B. 25 oder 50 statt 500);

• Machen Sie deutlich, wo sich der Speicher befindet (mit übersichtlichen Dashboards);

• Bieten Sie Benutzern eine einfache Möglichkeit, große Mengen zu reinigen;

• Kommunizieren Sie klar und deutlich darüber, was passiert, wenn Sie Ihr Limit überschreiten.

Bis dahin halten wir den Besen bereit. Aber um ehrlich zu sein: Es ist an der Zeit, dass Microsoft das intelligenter macht. Für Nutzer, für Unternehmen und vor allem für das Klima.

Wir fordern Microsoft auf, etwas dagegen zu unternehmen!

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