‍Bij Summiteers houden we van slimme oplossingen. Dus toen we overstapten op SharePoint om samen te werken in de cloud, dachten we: ideaal. Alles op één plek, samenwerken aan documenten, geen gedoe meer met mappenstructuren, synchronisatie of USB-sticks. Toch? Totdat we ineens dagelijks meldingen van Microsoft kregen: “Jullie opslag is (ruim) over de limiet.” Zonder duidelijke uitleg. Vooral gericht op ‘koop meer opslag’. Hé? Hoe dan?

Waar zit die opslag dan?

We zijn erin gedoken. Niet eenvoudig, maar uiteindelijk kwamen we erachter: de oorzaak ligt niet bij ons. Of nou ja, niet helemaal. Het probleem zit in hoe SharePoint omgaat met versiebeheer. En dat heeft grote consequenties!

Versiebeheer: handig, maar totaal ondoordacht

Wist je dat SharePoint standaard 500 versies van één bestand bewaart? Ja, je leest het goed. Wijzig je één woord? Nieuwe versie. Doe dit een paar keer per dag, per bestand, over maanden, en je opslag schiet door het dak. Zonder dat iemand het merkt. Je ziet namelijk alleen de laatste versie, niet de honderden lagen eronder. Dat lijkt misschien handig, altijd kunnen teruggaan naar een oudere versie, maar in werkelijkheid:

• Hebben gebruikers geen inzicht in hoeveel opslag al die versies innemen

• Wordt opschonen een technisch proces waarvoor je scripts of externe hulp nodig hebt

• Wordt extra opslag kopen de enige logische (betaalde) uitweg

Zelf opschonen? Veel succes

We hebben geprobeerd het zelf op te lossen. Maar zonder technische achtergrond kom je nergens. Eindeloos schakelen met de (overigens zeer vriendelijke) helpdesk van Microsoft. Maar zonder resultaat. Uiteindelijk hebben we een externe partij moeten inschakelen die met een zelfgeschreven script de boel heeft opgeschoond. Want SharePoint biedt geen eenvoudige manier om dit structureel goed te regelen.

Een verdienmodel in plaats van een oplossing

We willen best opruimen. Maar geef ons dan de juiste tools. Nu voelt het alsof Microsoft je eerst laat vollopen, om je daarna opslag te laten bijkopen. Geen bug, maar een verdienmodel.

Waarom dit iedereen zou moeten storen

Nu zou je nog kunnen denken: slim verdienmodel van Microsoft. Maar al die onnodige versies van documenten staan opgeslagen in datacenters die dag en nacht energie verbruiken. En voor wat? Een tekstwijziging van vorig jaar die niemand meer nodig heeft? Dat is verspilling. Van ruimte, tijd, geld.. en vooral energie.  

Wat wij doen (en wat Microsoft zou moeten doen)

Wij hebben inmiddels:

• De standaardinstellingen voor versiebeheer drastisch verlaagd. In de praktijk naar maximaal 100 versies per bestand omdat Microsoft minder niet toestaat…

• Interne handleidingen geschreven voor documentbeheer

• En een plan opgesteld om periodiek op te schonen (met scripts, helaas)

Maar dat is symptoombestrijding.

Wat Microsoft zou moeten doen:

• Stel standaard minder versies in (bijv. 25 of 50 i.p.v. 500)

• Maak inzichtelijk waar opslag zit (met duidelijke dashboards)

• Bied gebruikers een simpele manier om bulk-op te schonen

• Communiceer helder over wat er gebeurt als je over je limiet gaat

Tot die tijd houden wij de bezem paraat. Maar eerlijk is eerlijk: het is tijd dat Microsoft dit slimmer regelt. Voor gebruikers, voor bedrijven, en vooral voor het klimaat.

Wij roepen Microsoft op om hier wat aan te doen!