Dolf L'Ortye
Wil je iets veranderen in je organisatie? Dan is het ontzettend belangrijk dat medewerkers zich gehoord voelen en betrokken worden bij het vinden van oplossingen. Want alleen dan komt er beweging. Wij zien in de praktijk dat plannen vaak door een selecte groep worden bedacht en vervolgens gepresenteerd aan het team om uit te voeren. Met als gevolg: weerstand, onzekerheid en (nog meer) complexiteit. Hoe voorkom je dat je in deze klassieke valkuil stapt? We geven je vier adviezen mee.
Hoe vaak neem jij een besluit zonder vooraf te toetsen hoe je team hierover denkt? Wellicht vaker dan je denkt. Een organisatie is een groep mensen die een bepaalde kant op moet bewegen. Maar: mensen gaan alleen bewegen als je écht naar ze luistert en het gevoel hebben dat ze gehoord worden. Je bereikt commitment pas op het moment dat medewerkers terugzien wat ze hebben ingebracht óf met overtuigende reden hebben gehoord waarom er niet voor hun oplossing of idee is gekozen. Dan pas is er ruimte voor verandering.
Zoek daarom de dialoog op, wees nieuwsgierig naar wat er speelt in het team. Anders is een plan een prachtige kreet op een stuk papier maar verandert er weinig. Draagvlak creëren begint dus eigenlijk al voordat je weet waarvoor je draagvlak creëert. Omdat je tijdens het draagvlak creëren de oplossing samen bedenkt.
Het hangt af van de context hoe je draagvlak creëert én hoe je communiceert. Wij zien grofweg twee situaties die om verandering vragen: de positieve verandering en de noodzakelijke verandering.
“Het gaat supergoed in onze organisatie, we groeien en het wordt alleen maar beter.”
“Het gaat niet zo goed. We moeten op zoek naar alternatieve oplossingen voor het probleem en een nieuwe inrichting van onze organisatie.”
Goed nieuws, zoals de uitbreiding van een team, een nieuw kantoorpand, een groeistrategie of simpelweg een teamuitje, communiceer je eenvoudiger dan een reorganisatie. In de tweede situatie moeten er (impactvolle) besluiten worden genomen. Dat doet soms pijn. Juist dan is het van belang om helder te communiceren. Draai er niet om heen. Mensen hebben behoefte aan duidelijkheid, helemaal als er onzekerheid bij komt kijken. We zien soms dat keuzes niet goed genoeg worden gecommuniceerd, dat uitleg ontbreekt en alles een beetje vaag blijft.
Je kunt je team op verschillende manieren informeren. Afhankelijk van de context, is het daarom goed om van tevoren na te denken welk communicatiemiddel je inzet voor het creëren van draagvlak. Voor onze adviseurs is geen idee te gek: een-op-een gesprekken, meetings, nieuwsbrieven, soms zelfs een video of een animatie.
Een-op-een-communicatie, waar je bij elkaar zit, de tijd neemt en elkaar in de ogen kunt kijken, werkt het beste. Dan creëer je ruimte en aandacht om elkaar te leren kennen en te begrijpen. Soms is dit praktisch gezien onhaalbaar. Het liefst interviewen we alle medewerkers, maar bij grote aantallen medewerkers wordt dat een uitdaging. Dat lossen we vaak op door inloopsessies te organiseren. Voor de besluitvorming helpt het als je weet wie welke rol heeft en welke medewerkers op de stoel van beslisser zitten.
Omdat jij en je team veel bezig zijn met de reden van de verandering en wat er moet veranderen, betekent dat niet dat de medewerkers dat ook zijn. Neem daarom de tijd om te herhalen. Dat voelt wellicht gek, maar het betaalt zich dubbel uit. Vertel het verhaal een aantal keer. Dat geeft de medewerkers de tijd om er nog eens over na te denken en vervolgens vragen te stellen die ze eerder nog niet bedacht hadden. Heb geduld en begrip.
En nog zo’n ding: sta er ook voor open dat de medewerkers zinnige suggesties doen. Zij doen het tenslotte het werk. En ja, dit kost tijd, maar het levert enorme tijdswinst in de implementatie op.
Wij creëren beweging, maken iets complex begrijpelijk, iets groots behapbaar, een (vaag) idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.
.jpg)