Raak je wel eens gestrest? Bijvoorbeeld wanneer de dingen niet gaan zoals jij het wilt? Heb je veel verschillende dossiers op je bord liggen en vind je het lastig om overzicht te bewaren? Heb je zorgen over dingen die in de toekomst kunnen gebeuren, maar waar je weinig invloed op hebt?
En maken deze dingen dat de serene rust in jouw lichaam langzaam maar zeker verandert in een vervelende onrust? Herkenbaar? Voor ons in elk geval wel! In ons vak als adviseurs hebben wij per definitie te maken met allerlei zaken die voor stress kunnen zorgen. Veel onderwerpen, klanten, projecten, complexiteit, tijdsdruk en ga zo maar door. Daar leer je als adviseur mee omgaan. Soms the hard way. In dit artikel een methode die wij onze adviseurs meegeven en die jou kan helpen.
Herken je signaal!
We hebben allemaal wel eens van die momenten dat je ineens een onrustig gevoel krijgt. Dit kan zich op allerlei manieren uiten: misschien voel je je gespannen of moe, slaap je slecht, merk je een verhoogde hartslag, of pieker je veel: "Wat als dit gebeurt? Wat als dat misgaat?" Soms reageer je emotioneler dan normaal op kleine dingen.
Hoe het zich ook uit, het is belangrijk om te herkennen wanneer je in zo’n staat belandt. Soms gebeurt het namelijk onbewust, op de achtergrond, je ‘ziet’ het dan gek genoeg niet zo duidelijk. Terwijl het er wél is.
Daarom: check regelmatig bij jezelf in. Dit kan al in 30 seconden. Hoe zit erbij op dit moment? Rust of onrust? Wees eerlijk. Alleen dan kun je er echt iets mee.
Vragen waarmee je bij jezelf in kunt checken op rust of onrust:
- Voel je rust en ruimte, of eerder overweldiging?
- Heb je overzicht en voelt dat behapbaar? Ben je er relaxed onder?
- Zijn je gedachten helder en gefocust, of druk en versnipperd?
- Hoe adem je? Adem je rustig en diep, of snel en oppervlakkig?
- Voel je spanning in schouders, voorhoofd, kaken of buik?
- Voel je kalmte, of juist irritatie, stress of ongeduld?
- Maak je keuzes vanuit overzicht of vanuit haast?
- Vergeet je pauzes te nemen of merk je weerstand bij even stilvallen?
En dan?
Als je merkt dat de balans meer richting onrust doorslaat, is de reflex vaak: harder gaan werken – nóg harder! Je probeert al jouw dossiers onder controle te krijgen om te voorkomen dat er iets misgaat. Maar geloof ons, dit helpt zelden om de rust terug te vinden. Sterker nog, het is eigenlijk een vorm van je kop in het zand steken. Harder werken is alleen effectief als er sprake is van een tijdelijke, eenmalige piek. Dan is even aanpoten logisch! Maar… als je jezelf betrapt op dat je vaak van dit soort pieken hebt, dan heb je wel degelijk structureel wat te doen.
Maar, no worries! Wat wel helpt, is het tegenovergestelde van harder werken: even een stap terugzetten. Uitzoomen. Focussen. Dit voelt in het begin spannend, want er is zoveel werk te verzetten. Om je te helpen hebben we een simpele methode én een stappenplan voor je klaarstaan. Zodat je weer rust, overzicht en focus krijgt. En echt, het kost je minder tijd dan je denkt.
T-model
Wat ons helpt om snel weer rust te krijgen is het T-model. Je kunt dit model gebruiken om jouw dossiers en hun status beter in beeld te krijgen, en zo weer terug te keren naar rust. Ieder dossier waar je mee bezig bent kun je vangen in een T.
De bovenkant van de T (de horizontale balk van de T) gaat over de hoofdzaken van het dossier. Meestal zijn dat de stappen in een bepaalde volgorde om het dossier naar het gewenste eindresultaat te brengen.
Ter illustratie van ‘de bovenkant van de T’
Het dossier ‘avond eten bereiden voor vier personen’ kent als stappen:
- Check of er allergieën zijn
- Kies een recept
- Koop de ingrediënten
- Zet alles klaar
- Bereid de maaltijd
Dus: weet je wat de hoofdzaken/ -stappen zijn voor jouw dossier? Kun jij kort en bondig uitleggen wat er moet gebeuren voor deze hoofdzaken? Én ken jij de huidige status en belangrijkste voortgang hierop? Als je dit voor een bepaald dossier niet weet dan is de eerste stap, het helder krijgen wat deze stappen voor dit dossier zijn of helder krijgen wat de status is.
De onderkant van de T (de verticale balk van de T) focust op de dieperliggende details en uitdagingen.
Ter illustratie van ‘de onderkant van de T’
In stap 3. Koop de ingrediënten kun je jezelf verliezen in de details.
- Waar ga je de ingrediënten kopen? Je kunt online inkopen doen, naar de supermarkt gaan of naar speciaalzaken gaan
- Wat voor ingrediënten koop je? Je kunt biologische ingrediënten kiezen, of juist niet
- Welke ingrediënten ga je kopen? Je kunt kiezen uit allerlei merken, waarbij de ene goedkoper is dan de anderen
De neiging bestaat af te dalen in de details, of erin te blijven dwalen
En geloof ons: dat gebeurt sneller dan je denkt. Juist daar, in de details, komt vaak de echte inhoudelijke complexiteit om de hoek kijken – en daar kun je makkelijk in vast komen te zitten! Dat kost heel veel tijd. De vraag is:
- Is dit NU echt belangrijk?
- Wat is de relatie met de bovenkant van de T?
- Welke T’s heb je überhaupt nog meer op je bord liggen?
Eerst het geheel overzien. En dan, alleen waar nodig, afdalen in die dossiers die ertoe doen!
Dit model is toe te passen op elk dossier, en over al jouw werkzaamheden heen. Hierdoor is het een handig model om je hoofdzaken (weer) scherp te krijgen en je focus terug te vinden. Het gevolg? Minder onrust in je hoofd, meer rust in je werk. Je creëert overzicht en gaat vanuit daar gestructureerd aan het werk met wat er moet gebeuren.
Stappenplan voor het toepassen van het T-model
Je bent nu bekend met het T-model. Het toepassen is net zo simpel! Gebruik onderstaand stappenplan om jezelf weer overzicht en rust te geven. Het helpt je om te focussen op wat echt belangrijk is – en laat de onrust langzaam wegebben.
Stappen naar overzicht en rust
- Neem de tijd – Plan een uur in. Dat is meestal ruim voldoende
- Zoek iemand erbij – Het liefst iemand die jouw situatie een beetje kent
- Benoem de onrust – Erken het gebrek aan overzicht. Spannend? Ja, maar lucht ook op!
- Pak model erbij – En leg het kort uit aan je gesprekspartner
- Zet al jouw T’s samen op een rij – Welke dossiers heb je aan je fiets hangen?
- Bespreek elk dossier kort
- Wat zijn de belangrijkste onderdelen van dit dossier
- Wat is de status? Kun je dat in drie zinnen uitleggen?
- Wat zijn de grootste uitdagingen en wat moeten je doen om die aan te pakken?
- Check bij jezelf – Waar zitten je gedachten? Waar loopt het vast? Grote kans dat je in de diepte zit! Keer dan terug naar de bovenkant van de T. Vraag je partner om je daarop te challengen!
- Bovenkant niet helder? Dan is dat nú je prioriteit. Formuleer acties om eerst de hoofdlijnen scherp te krijgen
- Herhaal dit regelmatig – Bijvoorbeeld wekelijks, of als je merkt dat de onrust weer oploopt
- En als extra tip… moeten al die dingen echt allemaal NU? Of kan er nog wat worden geschoven? En ben jij ook echt de persoon die dat allemaal (alleen) moet doen? Wellicht ook een gesprek met je leidinggevende waard?
En verder?
Het model en stappenplan helpen je door te focussen en zo meer rust te ervaren. Maar dit is slechts het begin. Wil je echt duurzaam anders werken? Dan begint dit bij het verkennen van je onrust. Waar komt die vandaan? Wat zit erachter? Dat is een avontuur op zich! 😊. Wil je even sparren? Stuur ons gerust even een mailtje!
Hulp nodig bij strategie en uitvoering?
Wij zijn Summiteers, wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een – vaag – idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.
.avif)