Paul van Bekkum
Casper Kemperman
Het zit in de naam ‘scaleup’ besloten. Een scaleup staat aan de vooravond van snelle groei, waarbij alle onderdelen van de organisatie in staat moeten zijn om snel ‘op te schalen’. Als organisatieadviseurs helpen we ondernemers regelmatig bij het realiseren van groei en het verbeteren van de schaalbaarheid van hun organisatie. Omdat we graag onze kennis en ervaring delen, starten we deze artikelenreeks over de 6 aandachtsgebieden voor effectieve groei. Daarbij putten we uit onze ervaring met het helpen van ondernemers en onze eigen ervaring met de groei van Summiteers.
We trappen af met: Het plan. Waar moet je beginnen als je wilt groeien? Wat heb je als scaleup aan een lange termijn groeiplan? Als je een groeiplan nodig hebt, wat moet daar dan in staan? Hoe krijg je jouw mensen mee richting groei? Over plannen maken voor scaleups spreken we Paul van Bekkum, één van de oprichters van Summiteers.
In onze vorige artikelenreeks over scaleups in samenwerking met MT/Sprout bespraken we al eerder de symptomen van groeipijn, schreven we een artikel over een stappenplan ‘van chaos naar rust’ en behandelden we deze 6 aandachtsgebieden voor effectieve groei in het kort. In deze serie bouwen we hierop door.
Binnen een kleine startup weten alle medewerkers vaak nog wat er gebeurt, waar ze naartoe gaan en waar de knelpunten liggen. Formele structuur, rolverdeling en communicatie spelen hier vaak nog geen rol. Startups doen bij wijze van spreken elke dag iets anders en daar zit ook de grootste kracht. "Je moet in die fase natuurlijk wel heel scherp hebben wat je wilt bereiken, maar een formeel plan (op papier) is vaak minder belangrijk, omdat je iedere keer kijkt wat werkt en wat nodig is. Als je vervolgens in de fase komt van snel groeien loop je met 30-50 man al snel tegen problemen aan,'' zegt Paul. Dan krijg je opeens wel behoefte aan juist die dingen waar startups in eerste instantie wars van waren, namelijk: formeler communiceren, formeler keuzes maken, een plan hebben en mensen een toetssteen geven waardoor medewerkers zelf kunnen bepalen welke klant, project of actie het meeste bijdraagt aan de doelstellingen. Je kunt op termijn al die keuzes niet meer zelf maken.
Groeien leidt dus vaak tot een andere manier van organiseren en sturen. Je kunt de controle alleen veilig loslaten met een gezamenlijke stip op de horizon, een heldere rolverdeling en een duidelijke focus. Een goed plan is nu eenmaal nodig om grotere groepen mensen bij elkaar te houden. "Vergelijk het met een wandeling", aldus van Bekkum. "Als we met zijn drieën door Utrecht lopen, blijven we bij elkaar en komen we bij hetzelfde punt uit. Doen we dat met zijn vijftigen zonder dat er van te voren een route is bepaald, dan is de kans klein dat we bij hetzelfde punt eindigen."
Een plan maken doe je in de ideale wereld voordat je gaat groeien, maar op het moment dat de vraag naar je product opeens toeneemt zit je eigenlijk al snel midden in de drukte. Het wordt dan moeilijk om de tijd te nemen om een heel uitgebreid plan te maken, laat staan dat daar behoefte aan is. "Ik zie bij weinig scaleups behoefte aan een gedetailleerd meerjaren plan", zegt Van Bekkum. "Elk plan is anders, maar bij scaleups adviseren we altijd om opzoek te gaan naar de grootste knoppen. Wat zijn nou de twee of drie dingen, die heel snel effect geven? Draai daar heel hard aan en kijk wat het effect is. Kijk dan na een kwartaal of een half jaar verder, waar staan we nu, waar rammelt het, waar heb je het meeste last van en ga daar vervolgens mee aan de slag." De vraag is dus eerst: Wat zijn op dit moment de grootste knoppen waar je aan kunt draaien? Om daar achter te komen, moet je weten waar het precies rammelt. Waar liggen de pijnpunten in jouw organisatie op dit moment? Vaak hebben founders dat best scherp, maar kost het moeite om de waan van de dag te ontstijgen en er echt wat aan te doen.
Wanneer je een groeiplan maakt voor een scaleup, is het zinvol om in te zoomen op deze drie gebieden: product en propositie, groeistrategie en schaalbaarheid van de organisatie.
Als we het hebben over product en propositie, zien we vaak dat startups hier soms nog stappen in te maken hebben voordat ze kunnen beginnen met groeien. "Bij een groeiende startup is product en propositie vaak nog all over the place", zegt Paul. "Ze hebben allerlei dingen geprobeerd, het ene had tractie, het andere niet. Er zijn in een startup vaak heel veel verschillende ideeën over waar ze dat product heen kunnen brengen. Opeens heb je een visie en discipline nodig over: waar gaat ons product en onze propositie nu heen?" Over het algemeen zijn startups erg product georiënteerde mensen, dus dat zit vaak wel goed. Als er nog verbeteringen zijn zoomen we met Summiteers onder andere in op het huidige product portfolio en verdienmodellen. Samen werk je toe naar meer focus en gedragen keuzes.
Bij deze stap kijken we naar marketing en sales. Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van een scaleup waar marketing heel goed gaat, maar het sales stuk nog niet professioneel is ingericht. Paul: "We werkten bijvoorbeeld met een toffe scaleup die veel aandacht besteedde aan marketing, maar niet aan sales. Bijvoorbeeld door een mooie poster met een ludieke slogan op te plakken door heel Utrecht. Ze hadden alles verder perfect op orde: top product, maar nog onvoldoende beeld bij het inrichten van sales. Uiteindelijk begon het met in gesprek gaan over: ken je partijen die dit product van je af zouden willen nemen en heb je die eigenlijk wel eens gebeld? Uiteindelijk was dat hun sleutel naar groei." In deze fase gaat het dus om: hoe ga je wat perfect is verder aan de man brengen? Het kan zijn dat je eerst als founder het product zelf verkocht en nu een salesmedewerker uit moet leggen hoe het product verkocht moet worden zoals het in jouw hoofd zit. Dat brengt vaak aardig wat uitdagingen met zich mee. Het professionaliseren van je sales proces kan best wel eens een van de grote knoppen zijn (mits je product op orde is!).
In de volgende stap is het belangrijk om goed te kijken of er aan alle randvoorwaarden is voldaan om effectief op te schalen. Heb je dat niet, dan is de kans groot dat de groei die je veroorzaakt met marketing en sales helemaal niet kan worden bijgebeend door de operatie. "Het mooiste voorbeeld is een gave lamp die mijn collega Dolf ooit heeft gekocht op Kickstarter. Daar heeft hij 3 jaar op gewacht," vertelt Paul. "Deze man had zoveel tractie op de lampen terwijl hij ze in z’n eentje bleef maken in zijn werkplaats."
Bedrijven die de groei niet bij kunnen benen nemen vaak mensen aan, die werken ze niet goed in, dan gaan die mensen weer weg, dan moeten er nog meer mensen bij, dan kost inwerken nog meer tijd. "En dan kom je op het hele stuk: waarom heb je nou procesomschrijvingen nodig? Dan kun je dus mensen heel snel onboarden. Wij vinden het niet belangrijk dat je een laatje vol met procesbeschrijvingen hebt liggen, maar het is wel belangrijk om je organisatie schaalbaar te maken," voegt Paul er aan toe. In deze stap gaat het niet alleen over het maken van werkinstructies en werving van mensen, maar ook over andere typen van formalisatie. Je kijkt naar rollen, taken, verantwoordelijkheden en overlegstructuren. Vergeet ook niet om na te denken over materiële randvoorwaarden: Heb je bijvoorbeeld eigenlijk wel de juiste (technische) infrastructuur om te groeien?
De kans bestaat dat al het bovenstaande al in jouw plan staat, maar dan komt het volgende: weten alle collega’s ook wat je van plan bent? De kans is aanwezig dat jij het plan volledig begrijpt, snapt en doorleeft, maar dat een deel van de collega’s dat nog niet doen. Dit is waarom duidelijke communicatie richting alle werknemers zo belangrijk is. Om te groeien is het niet alleen van belang dat alle medewerkers weten waar ze concreet naartoe werken, maar ook dat het plan mede samen met hen tot stand komt. Op deze manier vergroot je het draagvlak. Bij Summiteers merken we dat het enorm helpt om samen met mensen het probleem helder te maken. "Dan is het probleem ook van iedereen en niet wat wij ze hebben aangepraat," vertelt Paul. "Heel vaak komt de oplossing van binnenuit. We verkennen de oplossing gezamenlijk, schrijven het strak op en leggen de vinger op de zere plek. Mensen kennen hun product, markt, klanten en technologie altijd beter, dat komen wij ze niet vertellen. We zorgen vervolgens dat iedereen gezamenlijk weet waar ze ‘ja’ en ‘nee’ tegen hebben gezegd en dat ze elkaar daar op aanspreken, zodat ze met meer vaart en focus in de richting gaan werken waar iedereen achter staat."
In onze volgende artikelen gaan we in op de volgende 5 aandachtsgebieden om effectief te kunnen groeien. In de volgende editie lees je meer over ‘De machine’, hoe werkprocessen helder maken leidt tot beheersbare groei.
Het zes ledige model waar deze artikelreeks op gebaseerd is vloeit voort uit de door Summiteers ontwikkelde scaleup organisatiescan. De scaleup organisatiescan helpt bedrijven uitzoomen, snel de vinger op mogelijke pijnpunten te leggen en eventueel ruis tussen oprichters en de organisatie aan het licht te brengen. Mocht je van gedachten willen wisselen over jouw uitdagingen om effectief te groeien of te verkennen of de organisatiescan interessant is voor jou, neem dan vooral even contact op met Paul of Casper.
Natuurlijk kun je ook met ons in contact komen via LinkedIn en onze website.
.jpg)
