Outdoor Medicine is een Nederlandse stichting die zich richt op expeditie- en wildernisgeneeskunde. Twaalf jaar bouwde het bestuur, bestaande uit zes artsen, met veel passie aan deze organisatie. Maar eind 2023 brak er een nieuw hoofdstuk aan: het was tijd om het stokje over te dragen aan een nieuwe generatie. Alleen… hoe doe je dat zonder de ziel van je organisatie te verliezen? Hoe krijg je al die kennis uit de hoofden op papier? En hoe zorg je dat de nieuwe mensen met dezelfde energie verder kunnen bouwen? In dit artikel delen Anne Brants, een van de oprichters van Outdoor Medicine, en Simone Halink, managementconsultant bij Summiteers hoe ze samen de balans vonden tussen loslaten en verder bouwen – en waarom dat meer opleverde dan verwacht.

‍

Van passie naar overdracht met impact

Outdoor Medicine biedt hoogwaardige cursussen, congressen, nascholing op maat en medische begeleiding tijdens expedities. De organisatie heeft uitgebreide ervaring in expeditie- en wildernisgeneeskunde. Anne vertelt: “Outdoor Medicine is een initiatief van zes artsen die een passie delen voor het buitenleven en geneeskunde beoefenen en promoten in uitdagende omgevingen. We hebben de stichting in 2011 opgericht als stichting zonder winstoogmerk, met als doel kennisdeling en samenwerking te bevorderen. Twaalf jaar later voelden we dat het tijd was voor een volgende stap voor de organisatie, en voor ons als oprichters om een stap terug te doen.”

‍

Het loslaten van je kindje is moeilijker dan je denkt

“Een stap terugzetten klinkt eenvoudig,” zegt Simone, “maar alles zat nog in de hoofden van de oprichters: processen, keuzes, inzichten… Je kunt het dan niet goed overdragen. En vergeet niet, het was écht hun kindje – zelf opgebouwd, zelf grootgebracht. Dat maakt loslaten extra lastig.”

‍

Soms moet je twee keer horen dat je hulp nodig hebt

In eerste instantie dacht het bestuur van Outdoor Medicine dat ze de transitie prima zelf konden leiden. “Wij hadden allemaal een gevoel van: we doen dit al jaren, dit kunnen we best zelf,” vertelt Anne. Er was één iemand binnen de organisatie die daar anders over dacht. “Eén van onze instructeurs was laaiend enthousiast over Summiteers, ook omdat de organisatie zo mooi aansloot bij onze stichting. Dat had hij een jaar eerder al gezegd, maar pas toen hij ons in 2023 voor de tweede keer tipte, ben ik het gesprek aangegaan en toen was ik ook meteen om. Met scherpe vragen en praktische handvatten hielpen ze ons in korte tijd zo veel meer stappen te zetten dan ons in de tijd ervoor gelukt was.”

‍

Van afscheid nemen naar voorwaarden stellen

De vraag waarmee Outdoor Medicine bij Summiteers aanklopte, was: help ons een Raad van Advies vormgeven, want we willen het stuur overdragen. Maar die eerste sessie eindigde met een ander inzicht. “Je zag het oude vuur voor de organisatie weer opvlammen,” herinnert Simone zich. “We wilden nog helemaal geen afscheid nemen omdat we er niet zeker van waren dat de essentie van ons werk na ons afscheid overeind zou blijven staan”, zegt Anne. Dat bracht een verschuiving teweeg. Het ging niet meer puur om afscheid nemen, maar om het creëren van de juiste voorwaarden voor overdracht. Simone: “We vroegen: wat hebben jullie nodig om dit in vertrouwen en met rust te kunnen overdragen? Welke randvoorwaarden zijn belangrijk? En hoe nemen jullie als team op een goede manier afscheid –van elkaar, en van je rol?”

‍

Wat in hoofden zat, kwam in handen

Dat betekende: aan de slag. “We moesten én dingen uit ons hoofd halen, én afscheid nemen, én bepalen: hoe willen we betrokken blijven?” vertelt Anne. “Wat helpt, is om je visie en strategie echt op te schrijven. Die zat wel in ons hoofd, maar door expliciet te maken wat de organisatie doet – en vooral: wat níet– werd het veel concreter.”

Simone: “We maakten samen een handboek met alles over de organisatie, van visie, tot beleid, tot praktische zaken als het wifi-wachtwoord. En zodra dat zich vormde, kwamen de grote beslissingen vanzelf in beweging: wie stapt wanneer uit? Wie wordt het nieuwe bestuur en wanneer treedt het aan? Hoe blijven we betrokken als Raad van Bestuur? Dingen die eerst moeilijk leken, gingen ineens organisch.”

‍

Het resultaat: een vliegende start voor het nieuwe bestuur

Het proces eindigde meteen kick-off sessie met het oude en het nieuwe bestuur. “We wilden het nieuwe bestuur een goede start geven, hen op weg helpen met hun vragen, en scherpte brengen op hun nieuwe rol als bestuurslid,” vertelt Simone. “Die sessie zal me altijd bijblijven, het was zo tof. Je werkt er een jaar naartoe, hebt er eindeloos over gepraat en dan plotseling is het zover. Dan staat er een jong, nieuw bestuur, met dezelfde energie als waarmee het ‘oude’ bestuur ooit begon.” Ook voor Anne was dit een bijzonder moment: “De energie van de groep waar je het aan overgeeft was voelbaar en de zekerheid die dat geeft... Dat vond ik een supermooie afronding van het traject.” Het contrast met het begin van het proces was groot. “In plaats van de moeite met loslaten die in de eerste sessie vooral naar boven kwam, konden we ons er nu rustig aan overgeven. Je weet: ik hoef me met deze beslissing niet meer te bemoeien, maar als iemand behoefte heeft me te bellen, dan zijn ze van harte welkom.”

‍

Twijfel niet te lang

Anne heeft nog een afsluitende gedachte: “Als ik één ding mag meegeven aan andere organisaties die op eenzelfde punt staan als wij destijds: twijfel er niet aan of het je gaat helpen. Bij ons lag het idee om hulp te vragen er al minimaal een jaar. Als we op dat allereerste moment al met Summiteers in zee waren gegaan, hadden we er veel eerder de vruchten van geplukt. 

‍

Het vuur is aanstekelijk

Simone kijkt met warme waardering terug op het traject: “Toen ik de stichting leerde kennen, dacht ik: hé, wat deze mensen doen, sluit zó mooi aan op onze eigen beeldspraak – mensen de berg op helpen, dienstbaar zijn.” Ze vervolgt: “Jullie zijn artsen die vanuit passie iets willen delen, een club die niet alleen hun werk, maar hun leven rondom die missie heeft gebouwd. Het was waardevol om daar een bijdrage aan te leveren, maar ook ontzettend inspirerend. Dat vuur dat bij jullie nog steeds brandt – stapje terug of niet – is echt aanstekelijk.”

‍

Hulp nodig bij de overdracht van jouw organisatie?

Zit jouw organisatie in een vergelijkbare situatie? Wil je professionaliseren of de fakkel doorgeven aan een nieuwe generatie, maar weet je niet goed hoe? Wij helpen je om met vertrouwen, structuur én energie de volgende stap te zetten. Neem contact met ons op, we denken graag met je mee.