Het belang van een plan voor een plan

In een eerdere blog vertelden we wanneer je alarmbellen zou moeten horen rinkelen bij het inhuren van een adviesbureau. Dat is belangrijk om te weten, maar ondertussen blijft de behoefte aan verandering binnen je organisatie bestaan. In deze blog legt Paul van Bekkum, een van de oprichters van Summiteers, uit wat volgens hem dan wel een goede benadering is, namelijk het maken van een plan voor je plan.

‍

Direct in de actiestand of eerst de tijd nemen?

Wanneer je als organisatie ons benadert met de wens om een nieuwe visie of strategie te ontwikkelen, dan vraag je feitelijk om een plan. Daarover schreef Dolf al eerder een blog: een strategie is niets meer dan plan. De cruciale vraag – in onze ogen – is: hoe kom je tot dat plan? Dat is wat wij noemen het plan voor het plan. We proberen te voorkomen dat we direct heel driftig een offerte gaan schrijven, maar willen eerst dingen helder hebben. We willen echt de tijd nemen om ervoor te zorgen dat we volledig op één lijn zitten met de opdrachtgever over wat we in de komende weken of maanden met elkaar gaan ondernemen. Wie neemt welke rol aan en hoe gaat het traject eruitzien?

‍

Vragen

Als we het hebben over het plan voor het plan, welke vragen stellen we dan?

1. Wat wil je precies oplossen? Wat is het hoofddoel van het project? Zijn er bijdoelen die je wilt bereiken? Kortom: de scope en het resultaat. Als het project af is, wat heb je dan? Hoe ziet dat eruit.

2. Daar hoort ook een andere vraag bij. Wil je dat we ons vooral richten op de toekomst of moeten we eerst een grondige analyse maken van de huidige situatie en de kloof met het gewenste doel identificeren?

3. Wat is het tempo van het project? Heb je een specifieke deadline in gedachten? Geef je de voorkeur aan een wat langzamer tempo zodat je eigen mensen een grotere rol kunnen spelen? Of wil je het project versnellen en ons meer laten doen?

4. Wat zijn de huidige knelpunten in de situatie? Is er een duidelijk beeld van de huidige situatie en de uitdagingen daarin? Welke specifieke problemen moeten worden aangepakt?

5. En tenslotte natuurlijk de stakeholders. Wie zijn het, met wie moeten we afstemmen en wanneer? Moeten we dit doen bij de start van het project of op specifieke mijlpalen? Vaak bepaalt de keuze van stakeholders die je wilt betrekken ook de omvang van het project. Als het mogelijk is om met een klein team te werken waarin alle besluitvormers zijn vertegenwoordigd, kan dit resulteren in aanzienlijk kortere doorlooptijden.

‍

Voorkom verwarring en tijdverspilling

Vaak horen we van opdrachtgevers: “We hebben geen plan nodig; we hebben dit al eerder gedaan." Maar in complexe situaties met tal van belanghebbenden kunnen de verwachtingen uiteenlopen als je niet eerst de tijd neemt om een gedeeld begrip te creëren van wat er moet gebeuren. Dat kan leiden tot verwarring. Daarom is het cruciaal om tijd in te plannen voor het ontwikkelen van een plan voordat je direct naar de uitvoering gaat.

‍

Realisme en pragmatisme

Door op deze manier te werken, merken we dat het uiteindelijke project kleiner, behapbaarder, wordt. Dit staat haaks op de werkwijze van veel andere adviesbureaus, die gek zijn op grootschalige projecten. Na enkele weken intensieve samenwerking kan best blijken dat de situatie minder complex is dan aanvankelijk gedacht en dat een groot deel van het werk intern kan worden uitgevoerd. Dit realisme en pragmatisme onderscheidt ons binnen de branche. Ons doel is niet om zoveel mogelijk en zo hoog mogelijke offertes uit te schrijven, maar om samen met onze klanten aan een weloverwogen plan te werken, van concept tot en met de executie.

‍

Samenwerking

Bij Summiteers streven we ernaar de klant aan het stuur te zetten. We zijn er om samen te werken aan de best mogelijke oplossing. Daarom stellen we vragen, luisteren we naar de wensen van de klant en passen we onze rol aan om de doelen van de klant te bereiken.

‍

Hulp nodig bij strategie en uitvoering?

Wij zijn Summiteers, wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een – vaag – idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

Wel interesse, maar nog niet klaar voor de reis? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.