Veel leiders van organisaties manoeuvreren zichzelf in een lastige positie door te snel, te veel en te complexe zaken tegelijkertijd te willen aanpakken. In deze blog roept Dolf L’Ortye, mede-oprichter van Summiteers, diegenen die verantwoordelijk zijn voor strategie-executie op om de dialoog met hun leiders aan te gaan over versimpelen en vertragen. Maak duidelijke keuzes, plan realistisch en communiceer helder over prioriteiten. Dan zul je uiteindelijk succesvoller zijn in de uitvoering van de strategie én deze een stuk sneller realiseren.

‍

Wiring the winning organization

Een tijdje terug kwam ik per toeval een artikel tegen over een boek: Wiring the winning organization van Gene Kim. Daarin staat onderstaand diagram, dat me deed denken aan de dynamiek die we vaak tegenkomen in onze gesprekken met executives die verantwoordelijkheid dragen voor strategie-executie.

‍

Frustratie alom

We zien met grote regelmaat dat leiders van organisaties zichzelf in een hele lastige positie manoeuvreren. Er ligt een strategie en die moet vervolgens naar de uitvoering. Er gebeurt van alles en het gebeurt allemaal tegelijkertijd. Projecten, programma’s en dan is er ook nog de lijn waar veranderd wordt én een run gedraaid wordt. Er zijn afhankelijkheden maar die zijn onvoldoende scherp. Die worden wel helder als ze helder worden… Gewoon gaan. De vraagstukken en uitdagingen die aangepakt moeten worden om die strategie te realiseren, lijken té complex, men wil het té snel af hebben en het moet allemaal nu. Dit komt bijvoorbeeld doordat er een aantal deelstrategieën tegelijkertijd uitgevoerd worden om de corporate strategie te bereiken. An sich goede initiatieven maar meestal niet tegelijk. Daardoor ontstaan er allerlei afhankelijkheden. Het is simpelweg niet meer te overzien voor een mens. Frustratie alom; gedoe over prioriteiten en een gebrek aan gevoel van voortgang. Maar wat dan? Het antwoord is tweeledig: versimpelen en vertragen. Dat klinkt gemakkelijk maar vraagt in de praktijk een rechte rug en discipline.

‍

Versimpelen

Ik weet het, zeker in grote bedrijven is versimpelen makkelijker gezegd dan gedaan. Het betekent dat je keuzes moet maken. Serieuze keuzes. Wat is echt belangrijk en wat – en vaak ook wie – moet wachten? In de praktijk kiezen we echter vaak niet bewust. Managers die het spel het slimste spelen en het hardst roepen, krijgen prioriteit. Survival of the fittest op corporate niveau. Of dat over het grote geheel gezien ook het beste is voor de totale koers, dat valt maar te bezien. ‘Maar ja, we overzien het wellicht niet, maar er gebeurt tenminste iets!’, krijg je dan te horen. Versimpelen vraagt om een diepgaande analyse van de problematiek, samen met de mensen die er echt verstand van hebben. Breng de koppen van het veelkoppige monster in kaart. Zo ontrafel je de afhankelijkheden en breng je de juiste volgorde in kaart. Dan kun je prioriteren, echt kiezen en dat geeft soms wat kiespijn. Een high potential leidinggevende zit wellicht op een dossier dat nu geen prio krijgt en dat vindt zo iemand niet leuk. Maar wat is nu belangrijker? Zo filter je ‘het gedoe’ eruit, waardoor het meer beheersbaar wordt. Maak de vraagstukken zo klein dat mensen ze kunnen overzien.

‍

Vertragen

Als je dan alles goed in beeld hebt, is het zaak om te vertragen, indien nodig uiteraard. Hoe vaak maken we het niet mee dat er zomaar iets geroepen wordt over de delivery date zonder enig beeld bij wat er daadwerkelijk moet gebeuren? ‘Dit is over 10 weken af!’, terwijl er nog geen enkel plan is. Ga niet zomaar roepen dat iets binnen een bepaalde tijd af is, maar plan realistisch. Neem de tijd om zaken af te maken, daarvan te leren en zo steeds beter te worden. Dat klinkt natuurlijk tegenintuïtief in een wereld waar alles snel moet, maar daar zit ‘m nou net de crux. Vaak wordt er met – te – ambitieuze tijdslijnen gewerkt. De vraag is echter: is dat haalbaar en wat is het effect daarvan? Onnodige druk, te snel kiezen, geen draagvlak creëren en ga zo maar door. Allemaal zaken die ervoor zorgen dat, als je daadwerkelijk iets wil veranderen, het niet zal lukken of veel te laat opgeleverd wordt. Vertragen betekent realistisch plannen, al mag dat natuurlijk best ambitieus zijn.

‍

Telling the hard truth: communicatie is cruciaal

Het is aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor de strategie-executie om de harde waarheid te vertellen. Niet altijd even dankbaar werk, maar wel cruciaal voor succes. Zij moeten de dialoog aangaan met het managementteam dat alles sneller wil en de boel alsmaar onder druk zet door niet te kiezen. Praat over het belang van versimpelen en vertragen. Leg uit dat het spannend klinkt, maar uiteindelijk leidt tot een enorme versnelling in de strategie-executie, simpelweg omdat er een hele hoop onnodig gedoe en frustratie verdwijnt. Frustraties en bijbehorende escalaties kosten te veel tijd, hebben vaak tot effect dat je mensen verliest en dragen niet bij aan het daadwerkelijk realiseren van de acties die nodig zijn om je plan werkelijkheid te laten worden. Ze leiden alleen maar toe gedoe en dat kun je nou juist voorkomen door te versimpelen en te vertragen.

‍

Hulp nodig bij strategie en uitvoering?

Wij zijn Summiteers, wij creëren beweging, maken iets dat complex is weer begrijpelijk, iets groots behapbaar, een – vaag – idee concreet en laten iets moeilijks slagen. Kun jij hierbij hulp gebruiken? Neem contact met ons op.

Wel interesse, maar nog niet klaar voor de reis? Volg onze LinkedIn-pagina en laat je inspireren.